AVG WET: СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ КОМПАНИИ

 Обработка и хранение персональных данных
25 мая 2018 года вступил в силу европейский закон об обработке и хранении персональных данных. По-нидерландски этот закон называется AVG, по-английски GDPR. Подробнее о законе и как он может повлиять на тех, кто ведёт предпринимательскую деятельность, можно ознакомиться здесь.

Обработка данных - понятие неясное и обширное, но эта неточность не снимает ответственности с предпринимателей. Компании и предприятия, которые собирают, обрабатывают, хранят, дополняют, изменяют, запрашивают, используют, распространяют, предоставляют, соприкасаются, объединяют и удаляют персональные данные, однозначно попадают под влияние этого закона.

 

Общие и специализированные законы
AVG wet — это общий закон, который содержит общие понятия по обработке и хранению персональных данных. Это не единственный закон, который регулирует эту сферу. Есть специализированные законы, которые регулируют отдельные правовые направления, в частности, фискальное направление. Последний регулирует хранение и обработку налоговой и бухгалтерской документации.


Внимание! Основное правило гласит, что специализированные законы всегда имеют преимущество в исполнении перед общими законами. Например, если специализированный фискальный закон противоречит общему закону в хранении и обработке налоговой и бухгалтерской документации, то в этом случае преимущество имеет фискальный закон.



Хранение, что меняется?
Закон AVG не содержит требований относительно сроков хранения персональных данных, но следует помнить о том, что вы обязаны хранить персональные данные не дольше, чем требуется для их обработки. Следовательно, после их обработки в вашей компании, данные должны быть уничтожены. НО! Если специализированным законом не устанавливаются сроки хранения и обработки персональных данных, в этом случае прерогативу имеет общий закон.

 

Документы без персональных данных
Документы, в которых отсутствуют личные данные, можно хранить неограниченное количество времени в администрации вашей компании. Из документов можно убрать личные данные. Например, счёт фактура, которая более не применима, но ранее содержала личные данные, а теперь они удалены, может храниться в компании и быть использована, так как закон AVG более к этому документу не применим.

 

Сроки хранения противоречат друг другу
Если общие и специальные законы относительно хранения данных противоречат друг другу, то специализированный закон имеет преимущество. Например, бухгалтерскую документацию следует хранить не менее семи лет, здесь мы видим пример специального закона. При этом общий закон AVG утверждает, что документы необходимо хранить столько, сколько необходимо для их обработки. То есть здесь мы видим прямое противоречие, но фискальный закон имеет преимущество, и следовательно согласно данному закону мы будем хранить документы не менее семи лет.

 

Электронное хранение
Все бумажные документы могут быть переведены в электронный формат и храниться в электронной базе при соблюдении всех необходимых требований закона. Требования для электронного документооборота такие же, как и для обычной бумажной документации.

Итог: в общем сроки хранения с 25 мая 2018 года не изменились, что говорит о том, что власти надзора по проверке и соответствию не так быстро займут очередь для проверки вашей организации. Однако, не стоит быть беспечными, и будет правильнее хотя бы раз в 6 месяцев проводить ревизию документации для удаления старых и ненужных данных.

 

Автор: Наталия Комаровская.

 




О нас

Мы – международная консалтинговая компания «N&K Profit». Предоставляем комплексную поддержку для бизнеса в Нидерландах (Голландии). Помогаем с регистрацией и ведением бизнеса.Открываем счета и ведём бухгалтерию. Просто говорим о сложном. Легко доносим до понимания клиентов сложные бухгалтерские, юридические и налоговые термины.

Читать далее  

Подписывайтесь

 

 

Контакты

Нидерланды
Gustav
Mahlerplein 2,
1082 MA
Amsterdam
+31 (0)6 179 128 83

KvK: 67085873

Украина
+380 (66) 049 62 42